IT Project » IMS4POs Koncepcja

Zasoby ludzkie

Zasoby ludzkie są najważniejszą składową dobrze funkcjonującej organizacji. Oznacza to, że należy poświęcić im dużo uwagi, aby wyzwolić drzemiący potencjał, przy zachowaniu najwyżej efektywności oraz jakości ich pracy, co wprost przekłada się na rentowność biznesu organizacji. Na początek trzeba określi potencjał wykonawczy Zasobów ludzkich, a następnie koszt ich użycia w organizacji i w Projektach. Na tym opiera się koncepcja kontrolingu, która pozwala na ocenę stopnia wykorzystania potencjału wykonawczego (grupa wskaźników dotyczących utylizacji i służących do oceny zarządzania zasobami w organizacji) oraz efektywności finansowej (grupa wskaźników liczących rentowność danego zasobu, roli, działu itd.). Wbrew pozorom określenie potencjału wykonawczego i stawki oraz wykorzystanie tego w szacowaniu Ofert, Projektów a potem Realizacji nie jest proste i wymaga kompleksowego podejścia do tematu tak, jak to zostało ujęte w koncepcji zarządzania IMS4POs (patrz artykuł). Jednak bez tego nie można określić, czy i jak organizacja wykorzystuje swój potencjał.
Osobnym zagadnieniem jest polityka poufności wynikających ze stawek, która jest również zaadresowana w IMS4POs poprzez grupy ról. W IMS4POs zawarta jest koncepcja wykorzystania ról w organizacji oraz ról projektowych do szacowania Projektów (zarówno wewnętrznych, jak i realizacyjnych), która wychodzi naprzeciw temu problemowi. Ale to jest szerszy temat.

Odpowiedzialności

Aby zasoby ludzkie mogły efektywnie spełniać swoje zadania w organizacji lub projekcie, muszą wiedzieć za jakie Produkty, Usługi, Działania, Procedury itd. odpowiadają i w jakim stopniu. Tu z pomocą przychodzi rozszerzona macierz odpowiedzialności RACI. Tym mechanizmem w IMS4POs jest opisana odpowiedzialność struktur organizacyjnych, ról w organizacji i w projekcie oraz jeszcze szerzej dowolnie wskazanej aktywności organizacji wymagającej zarządzania odpowiedzialnością. Opisanie macierzą RACI jest niezbędne aby skutecznie i szybko realizować procesy onboardingu do organizacji lub Projektu, certyfikacji, odpowiedzi na pytania Klientów, jak również planowania zadań realizacyjnych w organizacji i w Projektach.

Standaryzacja

Nawet skomplikowane rzeczy może zrealizować mniej doświadczona osoba, jeśli ma ona wsparcie w postaci metody działania (metodyka), sposobu postępowania (procedury), wzorca Produktu, wzorca Usług, wzorca dokumentów itd. (bibliotek). Bez takiego wsparcia do organizacji wkrada się chaos związany z 'kreatywnością' działania zasobów ludzkich lub inaczej mówiąc, każdy robi jak potrafi, czyli czasem lepiej, czasem gorzej i nic nie jest pewne (ani efekt, ani czas realizacji, ani jakość, ani koszt, a tym samym marża). Kreatywność jest jak najbardziej wskazana w organizacji, ale powinna ona być pod kontrolą celu działania oraz zarządzana (w sensie wsparcia organizacyjnego dla tego typu działań). Innymi słowy standaryzacja jest przygotowaniem organizacji do zarządzania większą organizacją oraz do realizacji złożonych Projektów, w których poprzez elementy standaryzacji realizujące osoby skupiają się przede wszystkim na tym, co jest niestandardowe. W mojej ocenie brak, źle rozumiana lub źle wdrożona standaryzacja jest często główną barierą rozwoju organizacji, a czasem jej poważnych problemów.

Metodyka (ki)

Służy przede wszystkim do organizacji prac na Projektach realizacyjnych, aby zespoły projektowe wiedziały co mają robić, a Klient wiedział, w jaki sposób organizacja chce osiągnąć zakładane cele. Metodyka to również sposób dostarczania informacji o stanie Projektu. Na niej opiera się szacowanie wartości wypracowanej w Projekcie, którą porównujemy z budżetem, harmonogramem i zakresem zrealizowanym czy planowanym w Projekcie. To również sposób oceny, czy Projekt jest na właściwej ścieżce. To też możliwość szacowania Ryzyka osiągnięcia zakładanych celów Projektu. Metodyka podpowiada, co i kiedy będzie realizowane i przez jakie role. Dlatego jest ona kluczowa do wycen Projektu oraz planowania zasobów ludzkich. Bez metodyki można Projekt zaplanować na 'Misia'- czyli 'mi się wydaje', co sprawdza się często w małych Projektach, ale już losowo się sprawdza w Projektach dużych.

W IMS4POs znajduje się propozycja koncepcji metodyki realizacji Projektu Presales, Analizy, Audytu, Implementacji systemu ERP (D365 firmy Microsoft) oraz mechanizmów pozwalających na płynne przejście między tymi Projektami w ramach zintegrowanego procesu obsługi Klienta.

Wiedza

Gromadzenie wiedzy w sposób, w którym Zasoby ludzkie mogą skorzystać z doświadczeń innych w organizacji lub w Projekcie to powinien być podstawowy element wsparcia dla osób wchodzących w organizację. Wiedza powinna być wykorzystana do maksymalizacji efektywności, ale też stabilności i bezpieczeństwa biznesu, ponieważ wiedza zostaje w organizacji a nie odchodzi wraz z osobą ją posiadającą (a przynajmniej minimalizuje ten efekt.). W IMS4POs gromadzenie wiedzy uzyskane jest poprzez proces standaryzacji, doskonalenia, ale też instrukcje oraz dokumentację. Sposób gromadzenia wiedzy mocno zleży od specyfiki działalności organizacji i należy go zawsze dostosować.

Katalogi

Obserwacja rynku oraz realizowanych Projektów powinna prowadzić do wniosku, że są takie Produkty i Usługi, które można opisać i jednoznacznie wycenić, które można dostarczyć Klientowi niezależnie od Oferty/Projektu lub dostarczyć do Projektu z predefiniowanymi parametrami. Taką funkcję pełni katalog Produktów i Katalog Usług. W IMS4POs Produktem jest zestaw funkcjonalności , oprogramowanie, add-on. szkolenia, warsztaty itd. Produkt ma ściśle określony zakres, czas i koszt. Natomiast Usługa to stale wykonywana czynność na rzecz Klienta (np. administrowanie systemem). Ponieważ Katalogi są składową IMS4POs, to one również podlegają kontrolingowi, począwszy od momentu inwestycji, poprzez jego sprzedaż i wdrożenie, aż do zamknięcia Produktu czy Usługi. W IMS4POs zawarty jest mechanizm pozwalający oznaczać grupy zadań, które potencjalnie mogą być wsadem do utworzenia nowego Produktu czy Usługi.

Brak katalogów po stronie Dostawcy w wielu przypadkach świadczy o jego braku dojrzałości organizacyjnej oraz niskim stopniu jego zdolności do realizowania złożonych projektów.

Jakość

Zgodnie z definicją jakość to zgodność z założeniami, czyli dostarczenie Produktu lub Usługi z wcześniej zakładanymi parametrami. Każde odchylenie od zakładanych parametrów może generować dodatkowe koszty, a tym samym zmniejszać efektywność finansową i wpływać na organizację (np. więcej jest potrzebnych zasobów, czasu itp.) jak i planowanie. Utrzymanie jakości jest w pewnym sensie kosztem organizacji ponoszonym na stabilność i bezpieczeństwo biznesu organizacji. Z perspektywy Klienta jest to zaufanie i bezpieczeństwo, że otrzyma dokładnie to co zamówił - w określonym zakresie, koszcie i czasie. W związku z tym warto walczyć o wysoką jakość.

Określenie jakości (założeń) dla elementów IMS4POs jest na poziomie przypisania odpowiedzialności 'A' w macierzy RACI. Bez określenia założeń jakościowych w zasadzie trudno rozmawiać z Klientem o rozliczeniu, z osobą dostarczającą o prawidłowym wykonaniu, a osoba prowadząca audyt nie wie, co ma do sprawdzenia.

Innymi słowy: nie ma jakości bez określenia dla niej założeń (czyli patrz definicja jakości).

Doskonalenie

Procesy doskonalenia w IMS4POs są podzielone na dwie części. Audyt: czyli cykliczne sprawdzenie, czy dostarczane Produkty, Usługi, Procedury, metodyki itd. są realizowane zgodnie z założeniami. W IMS4POs można wybrać, jakie elementy IMS4POs chcemy audytować. Przypisanie odpowiedzialności podpowiada, z kim taki audyt powinien być prowadzony, a opis założeń do elementu audytowanego dostarcza informacji co audytować. Natomiast sam audyt składa się z pozycji, które w toku definicji elementu IMS4POs zostały oznaczone do audytu. Inicjatywy: czyli informacje doskonalące zgłaszane przez Zasoby ludzkie. Zarówno te, które uznawane są za best parctices, jak i te do poprawy oraz proponowane do Katalogów itd. Aby doskonalenie przynosiło efekty należy te procesy powiązać z systemem motywacyjnym w organizacji promującym doskonalenie.

Na koniec.

Oczywiście wdrożenie IMS4POs w pełnej skali wymaga czasu. Należy to jednak traktować jako inwestycję, która będzie zwracać się przez lata, a przede wszystkim będzie budować organizację przyszłości i pozycję rynkową organizacji. W IMS4POs poszczególne elementy oraz skalę ich wdrożenia można sukcesywnie realizować i rozwijać. Nie ma konieczności (a czasem sensu lub potrzeby) wdrażać wszystkiego od razu. Różne organizacje są na różnych etapach rozwoju i zwykle już posiadają pewne rozwiązania - i to należy wykorzystać. W IMS4POs chodzi o to, aby powyższe elementy wdrażać w sposób spójny i w ramach całościowej koncepcji zarządzania organizacją i projektami. Tylko wtedy można wykorzystać pełen potencjał organizacji i osiągnąć maksymalne efekty.

Dla ułatwienia w IMS4POs są gotowe wzorce, w które dana organizacja może się wpisać. Modułowość koncepcji sprawia, że poszczególne elementy można sukcesywnie wdrażać, dostosowując je do specyfiki organizacji.

Jak to zrobić i skorzystać ze wzorców? Zapraszam do współpracy.