IT Project

Zarządzanie organizacją i Projektami IT

Aby czymś zarządzać i optymalizować, najpierw trzeba to coś zdefiniować, potem mierzyć, a na końcu wyciągać wnioski i podejmować decyzje, a następnie … znów redefiniować, mierzyć itd. Właściwe rozumienie mierzonych miar i celu ich mierzenia jest kluczowe. Ten artykuł jest o mierzeniu utylizacji i efektywności.

Na początek słowo wyjaśnienia.

W artykule posługuję się pojęciem „zasób”, ponieważ to pojęcie rozumiem szarzej niż tylko Pracownik, bo to może być Freelancer, Poddostawca, Kooperująca osoba itd. Co nie oznacza odhumanizowanie osób świadczących pracę po stronie Dostawcy (których serdecznie i gorąco pozdrawiam). Z góry przepraszam za tak przyjętą konwencję nazewniczą w artykule.

W kilku firmach miałem okazję budować dedykowaną metodykę, głównie dla systemów ERP. Elementem tych metodyk zawsze była część związana z kontrolą wykorzystania zasobów pozwalających na optymalizację zarówno ich działań jak i ich zarządzaniem. I tu pojawia się pojęcie utylizacji, czym jest, a czym nie jest oraz oraz jak dalekiej wnioski można na jej podstawie wyciągać.

Miałem wiele pasjonujących i gorących dyskusji na temat utylizacji z osobami decyzyjnymi, w których przekonywałem adwersarzy, że niewłaściwe rozumienie pojęć prowadzi do niewłaściwych wniosków i szkodliwych biznesowo i kadrowo decyzji. Parę razy obserwowałem skutki takich działań, gdzie na podstawie „utylizacji” oceniano kto jest, a kto nie, potrzebny w firmie.  Czego efektem nierzadko było zwalnianie osób potrzebnych  i/lub kreatywnych ze względu na niską utylizację, przy zachowaniu osób "kreatywnych" w osiąganiu wysokiej utylizacji, choć w rzeczywistości mało produktywnych. Parę firm poszło jeszcze dalej w tym kierunku. Zbudowało i oparło na tym system „motywacyjny” nagradzając za wysoką „utylizację” ...

Stąd wydaje mi się, że „utylizacja” jest kluczowo ważnym tematem.

Zacznijmy od początku:

Utylizacja zasobu jest to wyrażona procentowo lub godzinowo liczba godzin jakie dana osoba przepracował na rzecz organizacji (firmy), do liczby godzin jakim organizacja otrzymała od danej osoby zatrudniając ją do pracy.  W tym rozumieniu jest to pojęcie odnoszące się  wykorzystania potencjału godzinowego danej osoby na rzecz organizacji. Z tego nie jeszcze nie wynika wprost czy dana osoba jest czy nie potrzebna i czy jej praca jest efektywna finansowo.

Efektywność finansowa zasobu jest to odniesienie przychodów, które dany zasób generuje do kosztów zasobu. W ty rozumieniu odnosi się to informacji finansowej, na ile organizacja zarabia lub nie na danej osobie. Z tego również jeszcze nie koniecznie wynika wprost czy dana osoba powinna lub nie pracować w organizacji (o czym na końcu artykułu). 

Mylenie tych pojęć lub uwzględnianie wyłącznie jednego z nich do podejmowania decyzji biznesowych i kadrowych jest błędne. Zawsze trzeba rozpatrywać oba na raz i również uwzględnić perspektywę kompetencji, inwestycji oraz tego co Klienci potrzebują. 

Wskaźnik:

Aby o czymś mówić, na podstawie tego podejmować decyzję to należy najpierw nauczyć się to mierzyć - stara zasada (osiąga się cele z dokładnością ich określenia i obiektywnego pomiaru). Dlatego na początek chciałbym przedstawić kilka perspektyw wskaźników, które mogą pomóc przy podejmowaniu decyzji biznesowych.

Uwaga: zadaniem niniejszego artykułu jest zwrócenie uwag co powinno być liczone, a nie jak. Poza tym formuła blogu też ma swoje ograniczenia. Dlatego nie podaję konkretnych wzorów,  ale zachęcam i zapraszam do indywidualnego kontaktu.

Zacznijmy od paru wskaźników pozwalających ocenić zarządzanie czasem zasobów (utylizację):

1. Wskaźniki Utylizacji Capacity (WUC) – to jest grupa wskaźników, które pokazują na ile firma ma pracę dla Zasobu i potrafi w pełni wykorzystać potencjał (capacity) osoby do realizacji zarówno projektów przychodowych (zewnętrznych fakturowanych) jak i projektów kosztowych (wewnętrznych np. inwestycyjnych, wew. szkoleń, opracowań, administracyjnych itd.).

  Na tej podstawie można:

1.  ocenić stopień wykorzystania zasobów firmy we wszystkich jej przejawach aktywności
2. ocenić pracę Resource Managera – jak zarządza swoimi zasobami poszukując dla nich zadań w firmie, czy na projekcie
3. optymalizować zasoby w firmie, okresowo przeglądając, kto czym się zajmuje, na co organizacja wykorzystuje potencjał Zasobów, jak dużą część potencjału przeznacza np. na szkolenia, presales, inwestycje itd.
4. weryfikować pulę zasobów, którymi organizacja dysponuje w zależności od sytuacji rynkowej

Wskaźnik ten powinien być częścią systemu motywacyjnego oceniającego przede wszystkim Kadrę Zarządzającą pod kątem aktywnego działania na rzecz wykorzystania Zasobów oraz realizowania prac dla firmy. 

Wydaje się, że wartość tego wskaźnika powinna oscylować ok 80% dostępnego capacity Zasobu. Te pozostałem 20% powinno być buforem na nieoczekiwane zdarzenia wymagającego wsparcia oraz prac administracyjnych np. rejestracja czasu pracy, rozliczenia delegacji, badania itd.).

Wskaźnik ten powinien być wyliczany dla Zasobu i Działu. Wskaźnik netto Działu to wszystkie zasoby sklasyfikowane jako produkcyjne w dziale. Wskaźnik brutto z uwzględnieniem capacity Kadry Zarządzającej Działem. Z porównania tych wskaźników można wnioskować o ograniczeniach potencjału produkcyjnego Działu wynikających z zarządzania Działem.  

2. Wskaźniki Utylizacji Godzin Fakturowanych (WUGF) to jest grupa wskaźników, które pokazują na ile capacity Zasobu udaje się sprzedać na rynku. W pewnym sensie oceniają atrakcyjność biznesową Zasobu z perspektywy rynku, a przez to i samej organizacji (firmy).

         Na jego podstawie można:

1.  ocenić stopień wykorzystania dostępnego czasu zasobu do czasu poświęconego na generowanie przychodu.  To może być składnik oceny zasobu, w sensie uaktywniania zasobu do aktywnego poszukiwania płatnych tematów w projektach przychodowych
2. ocenić pracę Resource Managera – na ile jego zasoby są sprzedawalne i jakie kierunki działań powinien podejmować aby podnieś ten wskaźnik, a tym samym atrakcyjność rynkową swojego zespołu
3. ocenić pracę Project Managera, któremu powierzono zasób, na ile potrafi je „sprzedać” w projekcie. Można porównać planowany, a wykonany wskaźnik na projekcie, aby sprawdzić, czy zbyt duże odstępstwo nie tworzy luki nie wykorzystania zasobu w projekcie
4. oceniać dostępność zasobów do nowych projektów
5. optymalizować sprzedaż czasu zasobów w projektach generujących przychód, szukając dla nich pracy, a tym samych przychodów w układzie wszystkich projektów i oferty rynkowej Dostawcy.

Wskaźniki te powinny być częścią systemu motywacyjnego oceniającego Kadrę Zarządzającą oraz Zasób.

W ramach Projektu takie wskaźniki można również przypisać Project Managerowi jako ocena skuteczności działań na projekcie na rzecz sprzedaży jak największej liczby godzin fakturowanych, a zmniejszania godzin niefakturowanych. Oczywiści przy dostarczeniu oczekiwanej wartości dla Klienta. Co chciałbym podkreślić.

Uwaga. Powyższe wnioski odnoszą się do modelu sprzedaży Zasobu w głównej mierze typu T&M.  W modelu sprzedaży Fixed Price lub mieszanym do właściwego wnioskowania będą potrzebne inne wskaźniki (np. efektywności finansowej).  

3. Wskaźniki Utylizacji Udziału Godzin (WUUG) to jest grupa wskaźników pokazujących jaka część capacity jest fakturowana (sprzedawana), niefakturowana (tzw. sprzedaż utracona w projektach przychodowych), przeznaczona na projekty wewnętrzne, a jaka jest nie zaplanowana (nie wykorzystana). To daje jasny obraz wykorzystania capacity produkcyjnego firmy w różnych przejawach jej aktywności. W szczególności informacja istotna na poziomie poszczególnych działów na jak wykorzystują potencjał swoich pracowników.

         Na jego podstawie można:

1. Weryfikować i zarządzać capacity Zasobów produkcyjnych w celu optymalnego osiągania celów biznesowych firmy
2. Optymalizować rozkład udziałów godzin między różnymi typami aktywności firmy, aby zbalansować czas na zarabianie, rozwój osobisty, inwestowanie, administrację oraz dyskontować okresy dekoniunktury(postawić na czasowe inwestycje, budowanie Know-how itp.) i koniunktury na rynku (przeznaczyć max potencjał na przychód) itd.

Wskaźniki te powinny być w szczególności interesujące dla top managementu, który musi mieć wiedzę i sterować strategicznie czym się firma w największym stopniu zajmuje, optymalizować wykorzystanie zasobów nadając strategiczne kierunki.

Wskaźniki pozwalające ocenić efektywność finansową Zasobów:

1. Wskaźniki Marży GMx Godzin Fakturowanych (WMGF) to jest grupa wskaźników pokazujących na ile godziny fakturowane realizowane danymi Zasobami są finansowo efektywne (czyli na ile ich pozyskanie tj. koszt, pokrywa przychód w konsekwencji generują marżę).  Te wskaźniki bezpośrednio odwołują się do ekonomiki biznesu. Dlatego są strategicznie ważne w podejmowania decyzji biznesowych (choć nie tylko). Ich liczenie jest nieco skomplikowane,  wymaga pewnej dyscypliny rejestracji danych (skojarzonej z metodyką) i wcześniejszej zdefiniowanych marż liczonych w firmie.

         Na jego podstawie można:

1. Ocenić, które Zasoby dla firmy są najbardziej marżowe (PS tu może się okazać, że wcale Zasoby o wysokim Wskaźniku Utylizacji Godzin Fakturowanych nie są tymi najbardziej marżowymi)
2. Optymalizować koszty pozyskania przychodu analizując poszczególne marże na zasobach i odpowiednio sterując przydziałem prac na projektach. W tym celu PM musi mieć pewną swobodę w tym działaniu.
3. Ocenić pracę Resource Managera – na ile jego zasoby mają zwrot kosztów poprzez generowanie przez nich odpowiednich przychodów. Inaczej mówiąc czy nie ma zasobów zbyt drogich, które firmie się nie zwracają
4. Ocenić pracę Project Managera – na ile zarządzając projektem i współpracując z Resource Managerem mogą zarządzać efektywnością finansową na projekcie. Inaczej mówiąc, aby optymalizować finansowo, kto jaką pracę powinien wykonać, bo nierzadko proste prace są zlecane do wysokokwalifikowanej kadry, która z założenia jest kosztowana, a może być wykonana przez mniej kosztowne zasoby
5. Optymalizować finansowo ofertę firmy dla przyszłych projektów, gdzie trzeba  zadeklarować zasoby. To też daje możliwość prowadzenia odpowiednich negocjacji cenowych poprzez pryzmat delegowanych zasobów

Wskaźniki te powinny być częścią systemu motywacyjnego oceniającego Kadrę Zarządzającą Działu, Project Managera realizującego projekty tymi Zasobami pod kątem aktywnego działania na rzecz optymalizacji finansowej działań. Szczególnie ważne wskaźniki dla realizowanych prac w trybie Fixed-Price. 

2. Wskaźniki Efektywności Godzin Produkcyjnych (WEGP) – jest to grupa wskaźników liczonych wyłącznie dla projektów przychodowy i pokazują na ile godzin poświęconych na projekt udaje się sprzedać w projekcie. Innymi słowy mierzące efektywność sprzedaży produkcji na projekcie.  

         Na jego podstawie można:

1. Optymalizować zadania, które z założenia nie będą fakturowane
2. ocenić zdolność Zasobu do realizowania prac za które Klient chce zapłacić
3. informacja zwrotna do Klienta na temat ponadnormatywnych kosztów ponoszonych przez Dostawcę
4. ocenić Project Managera  pod kątem efektywności finansowej prowadzonych prac w projekcie przez Zasoby mu powierzone

Wskaźniki te powinny być częścią systemu motywacyjnego oceniającego Zasoby oraz Project Managera pośrednio również Resource Managera i Działu.

Wskaźniki pozwalające ocenić kreatywność Zasobu:

3. Wskaźniki Doskonalenia Godzin Fakturowania (WDGF) jest to grupa wskaźników w ramach zrządzania czasem zasobów, pokazujących na ile zakładane Godziny w planie Działania są dotrzymywane podczas realizacji projektu. Czyli na ile Zasób swoją wiedzą, kreatywnością oraz otrzymanym wsparciem od Project Managera oraz innych osób w projekcie i/lub firmie potrafi dotrzymywać założeń.

         Na jego podstawie można:

1. Ocenić pracę Zasobu na projektach przychodowych
2. Ocenić pracę Project Managera na ile potrafi stworzyć warunki do optymalnego realizowania zadań w projekcie
3. Pobudzać Zasoby produkcyjne do gromadzenia know-how pod przyszłe projekty

Opcjonalne wskaźniki, które mogą być częścią systemu motywacyjnego oceniającego Zasobu oraz Project Managera pośrednio również Resource Managera i Dział. W szczególności ważne wskaźniki dla prac typu Fixed Price, gdzie kluczowe jest zrealizowanie prac poniżej planowanego kosztu co przekłada się bezpośrednio na marżę.

4. Wskaźniki Doskonalenia Marżowości (WDM) jest to grupa wskaźników w ramach efektywności finansowej zasobów, pokazujących na ile Działania Zasobu, Project Managera wpłynęły na poprawę marżowości w stosunku do planowanych wartości. Chodzi o sprawdzenie czy te działania odniosły dodatkowy (ponadplanowy) skutek biznesowy.

         Na jego podstawie można:

1. Ocenić aktywność postawy Zasobu i Project Managera w podejmowaniu działań mających na celu poprawę marżowości
2. Ustalić i potem weryfikować normy wykonania Działań w projektach (jeśli normy wykonawcze będą zbyt wysokie to ten wskaźnik pokaże, że wszyscy potrafią Doskonalić Marżę i odwrotnie)
3. Pobudzać Zasoby produkcyjne do gromadzenia know-how pod przyszłe projekty

Wskaźniki te powinny być częścią systemu motywacyjnego oceniającego Zasobu oraz Project Managera pośrednio również Resource Managera.

W powyższych przykładach jest odniesienie głównie do Zasobu. Jednak należy je rozumieć, że te same wskaźniki można (należy) liczyć dla Działu, Projektu i w różnych okresach obliczeniowych (rok, kwartał, miesiąc) jak również z uwzględnieniem ich planowanego szacowania, prac w toku (stąd w opisie sformułowanie grupa wskaźników). Tak jak parę razy już podkreślałem wskaźniki powinny współgrać z metodyką i dalej odpowiednią rejestracją danych. Wtedy ich liczenie nie nastręcza wielkich problemów, a dodatkowe ustalenia dla nich granicznych wartości, przy których pokazują się wyłącznie przekroczenia granicznych wartości, ograniczamy maksymalnie czas osobom zarządzającym na ich analizę i jednocześnie zwiększamy trafność podejmowanych decyzji, a tym samym istotnie wpływamy na rentowność biznesu.

Uwaga: W systemie zarządzania IMS4POs uwzględnia odpowiednie parametry kontrolingowe, pozwalające naliczać powyższe wskaźniki, przy równoczesnym nie angażowaniu Zasobów na wypełnianie tych parametrów przy rejestracji godzin pracy.

Reasumując:

Wszelkie wskaźniki odnoszące się do perspektywy godzinowej (utylizacji) pokazują obraz z perspektywy zarządzania zasobami i ich pracą. Wszelkie wskaźniki odnoszące się do wartości godzin (tzn. godzina x przychód, godzina x koszt) pokazują obraz z perspektywy finansowej wykorzystania potencjału Zasobów. Dopiero złożenie tych dwóch perspektyw oraz pozostałych czynników rynkowych i wewnętrznych w  firmie daje całościowy obraz do podejmowania decyzji

.

Systemy motywacyjne (bonusy) raczej powinny opierać się na perspektywie finansowej. Natomiast oceny pracy Zasobów, Działów na perspektywie zarządzania zasobami (utylizacji). 

Zachęcam do współpracy, ponieważ niniejszy artykuł to wstęp do tematu i wskaźniki są tylko częścią większej całości.

UWAGA. Dla pełni oceny sytuacji brakuje jeszcze wskaźników pokazujących perspektywę kompetencji zasobu. Dlaczego? Często wysokie kompetencje to wysokie koszty i niska Efektywność Finansowa. Z drugiej strony, bez tych osób niektórych przedsięwzięć nie dałoby się przez firmę pozyskać, a potem zrealizować. Dlatego w kolejnym kroku analizy powinna być uwzględniona perspektywa kompetencji oraz planowanych inwestycji w firmie.

IT Project » Strona główna

Ostatnie wpisy

Zaproszenie

Jeśli interesuje Ciebie jakaś tematyka, która warta jest opisania w blogu lub chciałbyś się podzielić własnym tekstem lub przemyśleniami, proszę skontaktuj się ze mną, prześlij propozycję teksu. Ten blog może być forum wymiany myśli na temat zarządzania organizacją, czy też Projektem IT.

Zaproszenie

Jeśli interesuje Ciebie jakaś tematyka, która warta jest opisania w blogu lub chciałbyś się podzielić własnym tekstem lub przemyśleniami, proszę skontaktuj się ze mną, prześlij propozycję teksu. Ten blog może być forum wymiany myśli na temat zarządzania organizacją, czy też Projektem IT.

tel. +48 605-960-037 

jacek.baran@poczta.onet.pl