IT Project
Zarządzanie organizacją i Projektami IT
Rzecz o wskaźnikach - cz. 1
Rzecz o wskaźnikach – cz.1 Podstawy
Temat jest złożony, a prze to nie łatwy. Dlatego podzieliłem go na części. Dzisiaj cz. 1 poświęcona podstawowym zagadnieniom. Do dzieła:
- A na początku były dobre dane wejściowe …
Niby banał, ale w realu wcale to takie proste i oczywiste nie jest. Trzeba przygotować odpowiednie systemy, struktury danych oraz wdrożyć ich prawidłową i konsekwentną rejestrację. W przeciwnym wypadku, jeśli w danych jest przysłowiowy śmietnik i/lub nie są pełne, to trudno oczekiwać, że wskaźniki i miary pokażą coś sensownego. I tu warto zastanowić się nad systemem motywacyjnym dla osób, które zobowiązane są do ich ewidencji, aby miały przysłowiowy „interes” w tym, by dane nie tylko wprowadzać, ale też utrzymywać ich wysoką jakość. Nieodłącznym elementem tego procesu musi być informacyjna pętla zwrotna do tych osób. Po co są te dane wprowadzają i że na ich podstawie firma będzie wprowadzać zmiany, udoskonalenia oraz … ich oceniać. Jeśli tego nie zapewnimy, to utrzymanie tych danych będzie dla nich ‘przykrą powinnością’, co zapewne negatywnie przełoży się na dane i ich jakość oraz terminowość wprowadzania. Wspominam o tym, bo moim zdaniem to jest kluczowa sprawa.
- A dla kogo ta miara, dla kogo ten wskaźnik?
Należy się zastanowić po co liczymy daną miarę/wskaźnik, dla kogo go liczymy, jakie graniczne wartości są ok, a jakie powinny zacząć nas niepokoić (tzw. warning), a jakie są niedopuszczalne (tzw. critical). Jakie decyzje chcemy na jego podstawie podejmować. W praktyce wydaje mi się, że często tego brakuje w organizacjach. Po prostu liczy się coś „no bo wszyscy liczą GM1 i …, no to my też liczmy”. Tylko co z tego jak nikt tego potem nie analizuje i ewentualnie nie podejmuje odpowiednich decyzji. Warto zrobić sobie taką tabele z opisami miar i wskaźników i ją wdrożyć w organizacji.
- A czy wiem i rozumiem co pokazuje miara, wskaźnik?
Umiejętność interpretacji liczb, wykresów, łączenie logiczne w całość związków między nimi, wcale nie jest taka częsta jakby się wydawało. A przecież bez tego patrzymy na cyferkę i … nic. Przykład: w Projekcie wycena była wg średniej stawki kosztowej określonej dla Roli. Na projekcie osiągana średnia stawka kosztowa jest mniejsza/większa. Co to oznacza? Co jeszcze powinienem sprawdzić? Zostawiam bez odpowiedzi.
- Wieża Babel – mówimy o tym samym, ale rozumiemy co innego
Chodzi mi o takie same rozumienie miar i wskaźników, sposobu ich liczenia oraz interpretacji. Osoby, które chcą dyskutować i wspólnie podejmować decyzję na podstawie wskaźników i miar muszą mówić i myśleć tymi samymi kategoriami. Jeśli odwołujemy się do wskaźników ogólnie znanych na rynku (w sensie jak są powszechnie liczone np. finansowe, kontrolingowe) to nie można zmieniać ich sposobu liczenia i interpretacji. Dlaczego o tym wspominam? Bo miałem nie jeden taki przypadek osoby, która uparła się, że wie lepiej co oznacza jakiś wskaźniki, bo wykoncypowała to z jego nazwy, a nie miała czasu się podszkolić… cóż😊bywa i tak.
I na koniec pytanko. Czy wiadomo czym się różni miara od wskaźnika?
Mierniki dostarczają surowe dane (np. stawka kosztowa, liczba godzin billable hours itd.), a wskaźniki pomagają je zrozumieć i wykorzystać do analizy trendów (np. wzrost stawki kosztowej o %, wskaźnik nonbillable hours do billable hours itd.).
Po tym wstępie chciałbym na przykładzie Dostawcy Usług IT omówić zagadnienia mierników i wskaźników. Patrząc na ten biznes, całość w zasadzie opiera się na trzech komponentach:
- Zasobach (ludziach) i ich wiedzy
- Świadczonych usługach
- Produktach
Powyższa kolejność nie jest przypadkowa. Dlatego zaczniemy od Zasobów.
Co potrzebujemy, aby optymalnie nimi zarządzać i generować zysk?
- Utylizacja
Utylizacja jest to wskaźnik liczby godzin spędzonych (uwaga nie przypadkowo używam tego słowa) przez Zasób na realizacji powierzonych zadań, do ogólnej liczby dostępnych godzin Zasobu w danym okresie czasu. Czyli są to mierniki i wskaźniki związane z zarządzaniem zasobami i wykorzystaniem ich potencjału. Tu bardzo chciałbym podkreślić, że Utylizacja jest pokazaniem na ile organizacja ma i dobrze potrafi organizować pracę swoim ludziom. Natomiast nie jest to miara oceny zasadności Zasobu w organizacji. To są miary i wskaźniki wg której powinna być oceniana kadra zarządzająca zasobami i organizacją, na ile potrafi dobrze planować i realizować zadania. Dlaczego tak?
Przykład: ktoś może mieć wysoką utylizację, ale zupełnie nic nie wnosić do organizacji. Po prostu robił, robił, ale nic nie zrobił (w skrajnym przypadku), ale się zutylizował na max.
- Efektywność
Efektywność wiąże się z oceną na ile działania Zasobu przekładają się na biznes organizacji. Czyli to są mierniki i wskaźniki, które pozwalają ocenić na ile dany Zasób przynosi wymierne korzyści dla organizacji w postaci generowanego zysku, skupieniu się Zasobu na pracach przynoszących teraz lub w przyszłości korzyści. To są miary i wskaźniki oceny biznesowej zasadności Zasobu w organizacji i mogą służyć do oceny samego Zasobu, ale przede wszystkim kadry zarządzającej na ile umie „spieniężać” potencjał Zasobu.
Przykład: ktoś poświęcił jedynie 50% swojego czasu na płatne godziny, ale te 50% wygenerowało przychód pokrywający koszty i dało zysk organizacji. Z punktu widzenia utylizacji – słabo, z punktu widzenia efektywności finansowej nieźle. A co z pozostałymi 50% godzin nie „spieniężony” – to pytanie do kadry zarządzającej.
- Kompetencje
W odróżnieniu od Utylizacji i Efektywności, to są wskaźniki pokazujące strategiczność Zasobu dla prowadzonej przez organizację działalności. Nie od dzisiaj wiadomo, że takie osoby są drogie i w zasadzie rzadko zdarza się, aby były rentowne dla organizacji. Jednak bez nich organizacja nie miałaby zdolności do pozyskiwania i realizacji nowych Projektów.
Brak uwzględnienia tego faktu w wycenach projektów prowadzi zwykle do pozornych zysków (np. rozliczając takie zasoby po stawkach średnich) lub realnych strat, gdy taki zasób ‘dostaje’ ten sam budżet godzin co Zasób o niższych kompetencjach, choć niektóre czynności powinien zrobić po prostu szybciej. Ale to już na kolejne artykuły.
Dopiero te trzy perspektywy dają obraz oceny Zasobów i dla każdej z nich powinny zostać stworzone mierniki i wskaźniki. Moim zdaniem nie należy opierać się w decyzjach biznesowych wyłącznie na jednej z powyższych typów miar i wskaźników, ani faworyzować jednej z nich poprzez systemy motywacyjne, oceny itd. oparte wyłącznie o jedną perspektywę. One są w mojej ocenie równie ważne (!).
Na początek to tyle. W kolejnych odcinkach będę chciał wchodzić głębiej w temat i chciałbym to pokazać na przykładach z systemu IMS4Pos, jaki tworzę dla organizacji projektowych
Jak zawsze zachęcam do współpracy.
Ostatnie wpisy
Zaproszenie
Jeśli interesuje Ciebie jakaś tematyka, która warta jest opisania w blogu lub chciałbyś się podzielić własnym tekstem lub przemyśleniami, proszę skontaktuj się ze mną, prześlij propozycję teksu. Ten blog może być forum wymiany myśli na temat zarządzania organizacją, czy też Projektem IT.
Zaproszenie
Jeśli interesuje Ciebie jakaś tematyka, która warta jest opisania w blogu lub chciałbyś się podzielić własnym tekstem lub przemyśleniami, proszę skontaktuj się ze mną, prześlij propozycję teksu. Ten blog może być forum wymiany myśli na temat zarządzania organizacją, czy też Projektem IT.