IT Project

Zarządzanie organizacją i Projektami IT

Artykuł będzie nieco kontrowersyjny i pewnie paru osobom się narażę 😊, ale mam tę odwagę (ale i komfort jako niezależna osoba), aby poruszyć ten ważny i drażliwi temat. Wielu klientów nie docenia znaczenia własnego PMa. Ten artykuł dedykuję osobom decyzyjnym wysokiego szczebla po stronie Klienta. 

W swoim życiu zawodowym zrealizowałem grubo ponad 100 projektów różnego typu, rodzaju, wielkości (w tym bardzo duże projekty) z bardzo różnymi Klientami, z różnych sektorów  w Polsce i za granicą, ale jedna rzecz mnie zawsze zadziwia. Dlaczego do dużych i krytycznie biznesowo ważnych projektów np. wdrożenie ERP, często za parę/parędziesiąt milionów złotych, dotykających core biznesu Klienta, którego awaria grozi wielomilionowymi stratami, a czasem upadkiem biznesu Klienta, wyznacza osobę po swojej stronie bez/lub małym doświadczeniem we wdrożeniu systemów ERP i współpracy z Dostawcą IT? I nie ma tu większego znaczenia, czy ta osoba pochodzi z własnej organizacji, czy też z firmy konsultingowej, która z definicji nie wdraża systemów ERP. Czasem odnoszę wrażenie, że jest to PM "z łapanki", bo przecież Dostawca ma PMa, który tym się zajmuje zawodowo. Jakby tego było mało w czasie projektu Klient nie daje mu odpowiedniego umocowania względem własnej organizacji, ani wystarczającej decyzyjności i wpływania na organizację Klienta w celu realizacji Projektu. Czyli wychodzi na to, że jest on bardziej petentem w organizacji, który uprzejmie prosi o realizację Projektu, niż zarządzającym Projektem. Tym samym, Klient w najlepszym traktuje własnego PMa jako administratora Projektu. Pytanie dlaczego? Czemu Klient nie zatrudni osobę, która faktycznie ma doświadczenie, realizowała Projekty, wie na co zwrócić uwagę, wie jak przygotować organizację Klienta na Projekt? Czy to ze względu na „oszczędności”, czy też nieświadomość konsekwencji (głównie dla Klienta, ale też i Dostawcy) takiego podejścia? A może Klient wychodzi z założenia, że Dostawca przecież, wie jak Projekt zrobić..., przecież mu za to płacę, więc ja - Klient nic nie muszę..? Szczerze, nie znam odpowiedzi.

Dlatego poruszam ten temat chciałbym wskazać na bazie moich doświadczeń na parę aspektów tej sytuacji, być może pomogą osobom decyzyjnym po stronie Klienta pomóc podjąć właściwe decyzje:

1. W dzisiejszych czasach takie systemy jak ERP są krytycznymi składowymi sukcesu biznesowego Klienta. I trudno się nie zgodzić z tym stwierdzeniem. Sukces Projektu bezpośrednio przekłada się na sukces biznesowy Klienta. Idąc dalej, zasoby oddelegowane do Projektu po stronie Klienta muszą być na najwyższym poziomie, aby zapewnić właściwą i najlepszą implementacji potrzeb Klienta w Systemie IT. Zwykle oznacza to duży Projekt, duży budżet, duży wysiłek organizacyjny Klienta. Dlatego sposób zarządzania takim projektem musi być zapewniony na najwyższym możliwym poziomie - potrzebny jest profesjonalny, doświadczony PM po stronie Klienta, który ze względy na strategiczny charakter Projektu powinien na czas Projektu stać się tzw. „prawą ręką” zarządu Klienta. To w jego ręce powierza się najlepsze zasoby Klienta, duży budżet oraz po części sukces biznesu Klienta. W związku z tym taki PM, musi mieć odpowiednie cechy, doświadczenie, umocowanie względem osób decyzyjnych w firmie. I nie chodzi tu o to, aby nagle zaczął na czas projektu zarządzać firmą Klienta (!), ale aby mógł zrealizować z sukcesem strategiczny Projekt. A czy ma możliwość spełnienia takiej roli gdy sprowadzimy go do administratora projektem? Moim zdaniem ma małe szanse osiągnąć cel, w tym również optymalnie wykorzystać powierzone mu strategiczne zasoby i budżety. Czasem słyszę argument, że profesjonalny PM z doświadczeniem to dużo kosztuje. A ja się pytam, czy ktoś przeanalizowała, ile będzie kosztować Klient, jeśli Projekt będzie źle zarządzany lub skończy się porażką? Jaki to ułamek całości budżetu Projektu stanowią koszty PMa? Nie przypadkiem firmy IT zakładają w budżetach projektowych budżet dla PMa na poziomie 10-20% samego Projektu. Dlaczego? Bo, po prostu pilnują swojego interesu. A Klient, czy pilnuje swojego interesu, przez swojego PMa?

2. Coraz częściej z Klienci zatrudniają firmy doradcze i to by było jakieś wyjście, gdy nie można pozyskać doświadczonego PMa do Projektu. Tu najczęściej są dwa modele współpracy miedzy Klientem, a firma doradczą. Pierwszy to wsparcie dla PMa Klienta, drugi wynajęcie od firmy doradczej konsultanta (czytaj nie PMa).  Problem w tym, że jeszcze nie udało mi się spotkać na projekcie z firmy doradczej osoby, które faktycznie robiły Projekty,  mają doświadczenie i wiedzę, na co tak naprawdę zwrócić uwagę podczas wyboru, negocjacji, realizacji Projektu (co nie musi oznaczać, że takich firm konsultingowych nie ma w ogóle, tylko że ja takiej jeszcze nie spotkałem).  W pierwszym przypadku czasem działa to tak, że „ja nie wiele wiem, ty nie wiele wiesz, ale razem … coś nam się wydaje” 😊. W drugim przypadku jest to jeszcze bardziej ryzykowne rozwiązanie, bo przy braku lub małym doświadczeniu konsultanta, który nie zna realiów i biznesu klienta, nie rzadko niewłaściwie umocowanym po stronie Klienta, to raczej występuje on w roli „wyrobnika”, czy administratora projektu, niż PMa. Niestety firmy doradcze potrafią napsuć też krwi Dostawcy. Prosząc go o wypełnienie różnych "profesjonalnych" tabelek, które nierzadko nie trzymają się merytorycznie całości, jak i sztucznie każą dzielić "włos na czworo", co niczego nie wnosi do tematu. Czasem potrafią rozdmuchać potrzeby Klienta do monstrualnych rozmiarów, a potem się dziwią, że dostają takie same budżety na to od Dostawców (mam taki świetny przykład kiedy producent stosunkowo prostych maszyn, przez firmę doradczą namówiony, chciał zamówić oprogramowanie gdzie mógłbym robić "promy kosmiczne". Dostał oferty i zakończyć postępowanie ...).

Tak ciekawostka.

Na tzw. „zachodzie” zwykle nie oszczędzą na PMa, bo już dawno się nauczyli, że profesjonalny PMa to mniejsze ryzyko dla projektu i  biznesu. To na ogół lepsze dopilnowania interesów Klienta u Dostawcy.  To oszczędności wynikające z optymalnego angażowania organizacji Klienta w Projekt i realizowania tego co jest faktycznie potrzebne w Projekcie. Zwykle taki PM ściśle współpracuje z wyznaczonym członkiem Zarządu Klienta (tzw. Sponsorem) lub wysoko postawionymi menadżerami, literalnie obciążonymi sukcesem projektu. Dlaczego w Polsce tak nie robimy? Z uprzejmość zostawię to bez odpowiedzi.

3. W sytuacji gdy PM Klienta ma małe doświadczenie i stawiamy go przed PMem Dostawcy, który zrealizował niejeden Projekt, za którym stoi cała organizacja Dostawcy, to nierównowaga sił jest ogromna. Może być tak, że albo PM Dostawcy de facto przejmie Projekt i w dobrej wierze zrealizuje Projekt w zakresie, budżecie i czasie mu wygodnym. Natomiast Klient, w zamian, może dostać coś co jest „w jakiejś odległości od tego co myślał, że dostanie”, ale też może i dobrze się skończyć. Tylko po co ryzykować?

4. Niewłaściwe umocowanie PMa Klienta w organizacji Klienta, w praktyce wytrąca PMowi Klienta możliwość realizowania spójnej strategii wobec Dostawcy i wewnętrznego klienta. Przesuwając faktyczne zarządzanie projektem na poziom przez niego słabo kontrolowany tj. użytkownika końcowego i konsultanta. A tu każdy ma swój punkt widzenia i swój interes, nierzadko sprzeczny z celami Projektu, w tym  „opędzania się od projektu” przez użytkownika końcowego, bo dla niego projekt, to dodatkowa praca. Co więcej tworzy to pustą przestrzeń zarządzania, którą zwykle wypełnia PM Dostawcy i tworzy warunki, w których Dostawca de facto decyduje co i za ile i w jakim czasie dostanie Klient.

5. PM Klienta powinien zapewnić sprawne podejmowanie decyzji przez jego organizację. Wchodzić w interakcję z osobami decyzyjnymi w firmie (co nie jest łatwe, bo tu ściera się interes biznesu z interesem Projektu, a PM zwykle od strony organizacyjnej PM Klienta zajmuje niższe stanowisko od osób decyzyjnych)  i walczyć o zasoby i wsparcie dla Projektu. A jak to ma zrobić z pozycji "administratora Projektu"? No i stąd to już krótka ścieżka do projektów „niczyich”, czyli biznes myśli, że to projekt PMa Klienta, a PM Klienta, że to Projekt biznesu, zamiast myśleć, że jest to Projekt dla biznesu prowadzony przez PMa Klienta w interesie biznesu i firmy Klienta.

6. Rzadko poruszany temat, wiedza i doświadczenie prawne PMa Klienta. Ono powinno zapewnić odpowiednią ochronę interesu prawnego Projektu, a tym samym Klienta oraz dopilnowania spełnienia wymagań stawianych przed Dostawcą wynikających z Umowy. Z mojego doświadczenia (a negocjowałem bardzo dużo umów) często widzę, że umowy negocjują osoby, które nie zawsze wiedzą jakie rzeczy powinni być zapewnione w umowie z punktu widzenia interesu Klienta i dostarczanego przedmiotu projektu oraz późniejszego jego utrzymania i rozwoju. Potem, po negocjacjach taka umowa trafia do PMa Klienta z dyrektywą „tu masz umowę i do dzieła, powodzenia” . Zwykle bez omówienia z PMem Klient tej umowy i dlaczego takie, a nie inne zapisy tam się znalazły. Klienci skupiają się zwykle na aspekcie budżetowym i prawnym w Umowach (ale nie przedmiotu Umowy w sensie Systemu IT). Być może dlatego, że najczęściej negocjacje prowadzi CEO/CFO razem z prawnikiem, czasem (pss) CIO. A moim zdaniem, tu już na etapie wyboru Dostawcy powinien być włączony profesjonalny PM, który odpowiednio zweryfikuje Dostawcę w tym pod kątem stawianych mu wymagań organizacyjnych i zdolności do wykonania Projektu. Następnie przypilnuje, aby jego deklaracje zostały przeniesione do Umowy, a następnie konsekwentnie je będzie egzekwować podczas realizacji Projektu. Będzie miał wiedzę i możliwości jak przygotować organizację Klienta na projekt. Powiedzieć co potrzebuje od własnej organizacji, aby osiągnąć sukces w Projekcie itd.

Reasumując. Nie chcę przez powyższy artykuł powiedzieć, że profesjonalny PM po stronie Klienta to jakaś nad rola biznesowa w projekcie  i najważniejsza osoba w firmie na czas Projektu. Chcę jedyni zwrócić uwagę jak ważna jest to rola i że taki PM powinien uczestniczyć w całym procesie dostarczania rozwiązania. Począwszy od tworzenia wymagań, poprzez wybór Dostawcy, negocjacje umowy po realizację projektu. Dobry PMa urealnia deklaracje, uświadamia co jest potrzebne by zrealizować projekt zarówno po stronie Klienta jak i Dostawcy. To też w jego interesie leży, jako osoby odpowiedzialnej za Projekt. On chce mieć jasność warunków realizacji Projektu, chce dowieść sukces.  

Jak przygotować się do projektu IT po stronie Klienta będę pisał w kolejnych artykułach. Dlatego zachęcam do zaglądania do bloga i współpracy.

IT Project » Strona główna

Ostatnie wpisy

Zaproszenie

Jeśli interesuje Ciebie jakaś tematyka, która warta jest opisania w blogu lub chciałbyś się podzielić własnym tekstem lub przemyśleniami, proszę skontaktuj się ze mną, prześlij propozycję teksu. Ten blog może być forum wymiany myśli na temat zarządzania organizacją, czy też Projektem IT.

Zaproszenie

Jeśli interesuje Ciebie jakaś tematyka, która warta jest opisania w blogu lub chciałbyś się podzielić własnym tekstem lub przemyśleniami, proszę skontaktuj się ze mną, prześlij propozycję teksu. Ten blog może być forum wymiany myśli na temat zarządzania organizacją, czy też Projektem IT.

tel. +48 605-960-037 

jacek.baran@poczta.onet.pl